Trên đà phát triển mạnh mẽ hiện nay của Việt Nam, văn phòng đại diện đang là một xu hướng của các doanh nghiệp. Với nhiều lợi ích mang tới cho doanh nghiệp trong việc mở rộng tối đa thị trường từ cả trong nước và quốc tế, chính vì đáp ứng và mang lại những lợi thế lớn trong kinh doanh cho doanh nghiệp nên văn phòng đại diện dần dần trở nên phổ biến và trở thành xu thế hiện nay.

Văn phòng đại diện hay còn được hiểu là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện phải theo quy định pháp luật.

Khái niệm văn phòng đại diện trên căn cứ và khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014, ban hành từ 1/1/2015. Như vậy, văn phòng đại diện sẽ không được phép kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện nhưng vẫn có thể ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của chính doanh nghiệp.

Chức năng chính của văn phòng đại diện

Một văn phòng đại diện thì chỉ được thực hiện chức năng mà doanh nghiệp đã ủy quyền và chỉ có chức năng thay mật doanh nghiệp theo giờ hành chính, bao gồm những chức năng chính sau:

• Thực hiện công việc phát triển ngành nghề doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép, trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành;
• Thực hiện các công việc báo cáo đầy đủ với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng những quy định của nhà nước;
• Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động;
• Tổ chức các công việc hạch toán kinh tế, báo cáo tổng hợp về tài chính định kỳ và kết quả của hoạt động kinh doanh, tăng trưởng , chiến lược phát triển về doanh nghiệp

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định khoản 2 điều 46 Luật thành lập doanh nghiệp 2014 và khoản 1 điều 33 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp hồ sơ đăng ký một văn phòng đại diện sẽ bao gồm:

• Thông báo thiết lập văn phòng đại diện
• Bản sao quyết định thành lập, bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp, bản sao CMND/ căn cước công dân/ hộ chiếu;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nghiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thủ tục quy trình thành lập văn phòng đại diện:

• Nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký nơi cần đặt văn phòng đại diện;
• Nhận giấy kết quả chứng nhận văn phòng đại diện.

Những tiện ích của văn phòng đại diện và các dịch vụ khác

Một văn phòng đại diên thường đạt tại nơi tập trung đông dân cư như trung tậm thành phố, dễ dàng trong việc di chuyển thuận tiện tìm kiếm cũng như để giao dịch với khách hàng đối tác.

Sẽ có hai kiểu văn phòng đại diện hiện nay:

• Văn phòng đại diện thường xuyên, là một văn phòng truyền thống được đầu tư từ trang thiết bị vật tư đầy đủ, nhân viên đến làm việc thường xuyên.
• Văn phòng đại diện dùng để đăng ký hoạt động, nhân viên đến làm việc không thường xuyên. Đối với nhu cầu văn phòng đại diện này, thì tại Zen Office cung cấp tới cho khách hàng giải pháp vô cùng tiện lợi là: văn phòng ảo ,văn phòng chia sẻ và văn phòng làm việc riêng. Ba loại hình dịch vụ văn phòng này đều có đầy đủ hầu hết mọi tiện ích như một văn phòng truyền thống như: trang thiết bị ghế, tủ, bàn,… phòng khách, phòng họp, phòng làm việc, thiết bị văn phòng máy in máy fax, lễ tân trực điện thoại bưu phẩm,… thiết kế không gian văn phòng sang trọng chuyên nghiệp…. Khi sử dụng loại hình văn phòng này thì khách hàng chỉ cần chi trả một khoản chi phí thấp và chỉ cần đến và làm việc hoặc làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc.

Hầu như với mọi doanh nghiệp thì việc tối ưu bộ máy và chi phí vận hành đều là điều thiết yếu. Chính vì vậy đa số doanh nghiệp Việt hiện nay, thay vì đầu tư một khoản chi phí lớn để thuê mặt bằng và đầu tư trang thiết bị cho một văn phòng đại diện, thì những dịch vụ như văn phòng ảo; văn phòng chia sẻ; văn phòng làm việc riêng lại là giải pháp vô cùng tuyệt vời đồng hành cùng các doanh nghiệp. Không những tối ưu được chi phí mà còn đảm bảo hiệu quả công việc.

Những lợi ích các dịch vụ giải pháp Zen Office mang lại

Những lợi ích to lớn mà các dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và văn phòng làm việc riêng của Zen Office mang lại:

• Tiết kiệm chi phí so với một văn phòng truyền thống: tối giảm chi phí vận hành là điều mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới. Thay vì phải thuê một văn phòng và đầu tư thêm trang thiết bị như một văn phòng truyền thống, thì dịch vụ văn phòng ảo lại có thể giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí này.
• Vị trí trung tâm thành phố Hà Nội: Giữa trung tâm thành phố Hà Nội, luôn là nơi lý tưởng để đặt văn phòng tại đây của nhiều doanh nghiệp. Nhưng chi phí thuê tại đây khá là đắt đỏ, dịch vụ văn phòng ảo với ưu thế vượt trội, khi thuê một văn phòng ảo bạn hoàn toàn có thể lựa chọn một nơi vừa ý, vị trí đắc địa, trung tâm thành phố. Có được một văn phòng làm việc vừa thuận lợi trong việc đi lại gặp gỡ khách hàng hay đối tác.
• Trang thiết bị đầy đủ, không gian văn phòng chuyên nghiệp: Sau khi thuê một văn phòng truyền thống thì cần tốn kém nhiều chi phí cho việc trang bị thiết bị cần thiết: bàn ghế, tủ, máy photocopy, điện nước, internet… Nhưng loại hình văn phòng ảo thì hoàn toàn không cần tốn thêm chi phí sắm sửa thêm, luôn được trang bị đầy đầy đủ như một văn phòng cao cấp với trang thiết bị như một văn phòng chuyên nghiệp.
• Có lễ tân trực điện thoại, mail, thư tín, bưu phẩm… luôn sẵn sàng hỗ trợ khi bạn có nhu cầu.
• Chi phí thuê văn phòng được tối giảm, mà vẫn đảm bảo và có được hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp: Một văn phòng truyền thống với giá thuê mặt bằng và thiết kế trang trí nội thất đầy đủ, chuyên nghiệp thì đồng nghĩa chi phí sẽ cần là rất lớn. Thay vào đó chủ doanh nghiệp hay nhân viên có thể làm việc online hoặc tại trụ sở chính mà đồng thời vẫn có một văn phòng hợp pháp mang lại lợi ích về danh tiếng tại trung tâm thành phố, nơi thuê văn phòng ảo đó. Một địa chỉ văn phòng tại trung tâm thành phố dễ tìm thì dễ dàng tạo uy tín và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp của bạn hơn.
• Mở rộng thị trường: Tâm lý khách hàng tiềm năng thường xem xét đến những đối tác cùng một thành phố. Mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp các doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc mở rộng thị trường với chi phí tiết kiệm, hợp lý.
• Không gian văn phòng chuyên nghiệp và tiện nghi: Một văn phòng ảo luôn được trang bị rất đầy đủ giống một văn phòng truyền thống, mang tới hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Linh hoạt và thuận tiện: rất linh hoạt trong việc thuê và chấm dứt hợp đồng thuê. Thuận tiện nhiều trong việc di chuyển, chuyển dời sang địa chỉ khác một cách nhanh chóng.
• Dịch vụ thuê văn phòng ảo tại Zen Office hiện tại có 3 gói chính: ZEN-BASE, ZEN-PRO, ZEN-SUCCESS. Chi phí đăng ký dịch vụ thấp so với thị trường, và tất nhiên chất lượng tốt dịch vụ luôn được Zen Office chú trọng.
• Văn phòng giao dịch nằm tại tầng 10, tòa nhà Việt Á, số 9 phố Duy Tân, Cầu Giấy. Nằm ở trung tâm thành phố Hà Nội, thuộc tuyến đường tập trung rất nhiều doanh nghiệp tại đây, giao thông đồng bộ thuận tiện trong việc đi lại, gặp khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
• Văn phòng ảo của Zen Office được đầu tư mạnh vào trang thiết bị cơ sở hạ tầng. Tạo cho khách hàng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, sang trọng và đầy đủ.
• Khách hàng sẽ không phải chi trả thêm bất cứ chi phí nào.
• Tại nhiều văn phòng khác (bao gồm văn phòng ảo) thì việc làm thêm giờ khách hàng sẽ phải chi trả thêm chi phí. Nhưng tại Zen Office bạn sẽ KHÔNG phải chi trả cho chi phí thêm giờ, bạn hoàn toàn thoải mái trong thời gian làm việc tại đây.
• Lễ tân cũng như đồng nghiệp của chính bạn, sẵn sàng hỗ trợ khi cần.

Liên hệ tới Zen Office để nhận được tư vấn chi tiết và miễn phí.