THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN

Công ty cổ phần là loại hình công ty sử hữu nhiều điểm ưu việt. Cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hình thức pháp lý rõ ràng giúp cho loại hình doanh nghiệp này được nhiều nhà đầu tư lựa chọn. Một trong những vấn đề quan trọng không chỉ đối với công ty cổ phần mà với các loại hình công ty khác đó là địa chỉ đặt trụ sở. Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khác nhau  các doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Vậy đối với công ty cổ phần, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Công ty Luật INNOSIGHT chúng tôi tìm hiểu chủ đề này thông qua bài phân tích dưới đây.

THẾ NÀO LÀ ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP LỆ

Hiện nay trong Luật Doanh nghiệp mới- Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021 có điều khoản quy định về địa chỉ công ty như sau:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam; trụ sở này là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp; địa chỉ này được xác định theo địa giới hành chính; địa chỉ này có số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có)

Đó là quy định khái quát về địa chỉ công ty. Cụ thể, địa chỉ công ty phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Điều kiện về quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ nơi công ty cổ phần đặt làm trụ sở:

• Trong trường hợp nhà và đất xây nhà thuộc quyền sở hữu và quyền sử dụng của doanh nghiệp (hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân hoặc là phần vốn góp của thành viên công ty TNHH) thì phải chứng minh được các quyền đó thông qua Giấy chứng nhận quyền sở dụng đất và nhà ở trên đất.
• Trường hợp doanh nghiệp được cấp đất phải chứng minh quyền sử dụng đất thông qua quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
• Trường hợp nhà, đất, xưởng sử dụng làm trụ sở công ty được công ty thuê thì phải chứng minh quyền sử dụng hợp pháp thông qua hợp đồng cho thuê đất, nhà, xưởng.

• Điều kiện về địa điểm kinh doanh:

Điều kiện này áp dụng với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Công ty cần sử dụng trụ sở đáp ứng đủ các yêu cầu của ngành nghề kinh doanh có điều kiện tương ứng quy định. Chẳng hạn như đối với công ty cổ phần chế biến thực phẩm thì phải có đủ các tiêu chuẩn như trong giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm quy định; còn như đối với công ty cổ phần kim khí thì phải có các điều kiện về xử lý ô nhiễm không khí, tiếng ồn, độ rung… Tóm lại các ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì cần thực hiện đầy đủ quy định về địa điểm kinh doanh theo như trong giấy phép con quy định.

• Lưu ý: địa chỉ của công ty cổ phần không được thuộc 02 trường hợp sau

• Là nhà có chức năng để ở
• Là căn hộ chung cơ, nhà tập thể có chức năng để ở

Luật nhà ở và quy đinh về sử dụng chung cơ không cho phép sử dụng công trình có chức năng để ở làm trụ sở doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nói riêng. Tuy nhiên nếu là nhà hoặc khu căn hộ có chức năng thương mại nằm trong khu chung cư thì vẫn được chấp nhận là địa chỉ trụ sở công ty cổ phần hợp lệ.

Trên đây là những lưu ý của chúng tôi về một địa chỉ công ty cổ phần hợp lệ. Sau khi đã lựa chọn được địa điểm hợp lệ, bạn tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần như sau:

THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN

Thủ tục  cần thực hiện khi thay đổi địa chỉ công ty cổ phần là gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan có thẩm quyền.

Thoạt tiên, Công ty của bạn cần soạn một bộ hồ sơ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. ( bạn có thể lấy mẫu hồ sơ trong phụ lục II- 1 của Thông tư 02/2019/TT- BKHĐT)

Sau đó bạn thực hiện các bước theo trình tự như sau:

Bước 1: Tiến hành làm thủ tục thuế

Công ty cổ phần của bạn cần đến cơ quan thuế nơi bạn nộp thuế để thực hiện thủ tục chốt thuế và gửi thông báo đến cơ quan thuế nơi đóng trụ sở mới để tiến hành mở lại hồ sơ thuế cho công ty. Trường hợp công ty không chuyển ra ngoài tỉnh thì không cần thực hiện bước này.

Bước 2: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Trong 10 ngày kể từ ngày công ty cổ phần của bạn thay đổi địa điểm trụ sở, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh

Bước 3: Gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh

Công ty gửi 01 văn bản thông báo thong đổi địa chỉ công ty cổ phần đến Phòng đăng ký kinh doanh, thông báo được gửi kèm quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông công ty. Trong quyết định và biên bản cần chỉ rõ sự thay đổi địa chỉ rụ sở công ty.

Bước này áp dụng trong trường hợp công ty cổ phần của bạn chuyển địa chỉ công ty trong phạm vi của tỉnh – nơi công ty đã làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở mới

Công ty gửi 01 văn bản thông báo thay đổi địa chỉ công ty cổ phần đến cơ quan đăng ký kinh doanh mới nơi công ty mình sẽ  chuyển đến. Gửi kèm quyết định và bản sao hợp lệ biên bản cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông; Bản sao hợp lệ điều lệ công ty mới; danh sách cổ đông sáng lập . Trong quyết định và biên bản cuộc họp cần chỉ rõ sự thay đổi địa chỉ công ty cổ phần.

Bước này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở công ty ra ngoài phạm vi tỉnh- nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở.

Bước 5: Nộp hồ sơ

Công ty nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh theo 02 các sau:

• Nộp trực tiếp: công ty gửi hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh theo đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp tại phòng
• Nộp trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký kinh doanh.

Bước 6: Trả kết quả

Khi công ty cổ phần của bạn nộp hồ sơ sẽ nhận được 01 giấy biên nhận chứng minh việc cơ quan đăng  ký kinh doanh đã nhận hồ sơ của công ty bạn. Sau đó cơ quan này tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Kết quả cho ra 02 trường hợp:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh trả kết quả là GCN ĐKDN theo thay đổi của công ty
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối xử lý hồ sơ và đưa ra lý do từ chối.

CÁC THỦ TỤC KHÁC SAU KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN

Việc thay đổi địa chỉ công ty cổ phần dẫn đến sự thay đổi trong nội dung con dấu và hóa đơn của công ty. Do đó, sau khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải tiến hành thay đổi mẫu dấu và mẫu hóa đơn theo hướng dẫn sau:

Về thay đổi mẫu dấu:

Nếu như trước đây việc thay đổi mẫu dấu phải thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh và thực hiện các quy định về con dấu như hình thức dấu, số lượng, nội dung dấu, … phải theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì đến nay theo quy định của luật mới- Luật doanh nghiệp 2020 đã có sự thay đổi. Công ty không cần thông báo thay đổi mẫu dấu mà chỉ cần tiến hành làm con dấu mới tại các cơ sở làm con dấu. Công ty có quyền lựa chọn hình thức con dấu, số lượng con dấu, nội dung thông tin khắc trên dấu, cách thức lưu trữ mẫu dấu. Sự thay đổi này đã giảm thiểu đáng kể số lượng thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên công ty vẫn phải đưa nội dung này vào trong điều lệ công ty với những quy định nhất định. Việc sử dụng con dấu của công ty phải tuân theo quy định của điều lệ công ty và theo quy định pháp luật.

Về thay đổi mẫu hóa đơn:

Công ty cần tiến hành hủy hóa đơn cũ, in ấn lại hóa đơn mới với địa chỉ mới để tránh bị lợi dụng hoặc lừa đảo. Đồng thời tạo sự nhất quán trong các giao dịch của công ty với các đối tác, khách hàng của mình. Việc này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chức năng quản lý chuyên ngành dễ dàng thực hiện nhiệm vụ của mình.

Nguồn: Tham khảo