Những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo

Việc cho thuê văn phòng ảo đang dẫn đầu xu thế hiện nay. Nếu bạn là người làm kinh doanh và đang tìm hiểu thuê văn phòng ảo thì bài viết sau của Zen Office hoàn toàn phù hợp.

Thế nào được gọi là văn phòng ảo?

Văn phòng ảo là một dạng văn phòng được dùng cho nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp, họp bàn và tiếp khách. Loại dịch vụ này được dùng mở ra không gian chung cho nhiều doanh nghiệp, ở nhiều lĩnh vực. Tại các văn phòng ảo, mọi thiết bị hỗ trợ trong công việc đều được trang bị sẵn theo thiết kế của một văn phòng bình thường như: máy tính, mạng wifi, máy fax, hoặc máy in. Doanh nghiệp có thể an tâm sử dụng dịch vụ này cho các công tác cần thiết tại văn phòng.

Hiện nay, cho thuê văn phòng ảo được hiểu như một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh cùng các tiện ích hỗ trợ văn phòng. Nó gần như giống với việc thuê văn phòng thường khi sẽ có đầy đủ từ điện thoại, số fax, thư từ,…

Loại hình cho thuê văn phòng ảo được các doanh nghiệp mới tìm đến sử dụng phổ biến hơn. Bên cạnh đó, các công ty làm việc từ xa, công ty khởi nghiệp, công ty muốn đặt văn phòng đại diện tại các quốc gia lớn nhưng chưa có điều kiện đều có thể tìm đến hình thức văn phòng này.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ngày càng hiện đại

Không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí trang bị như máy in, máy tính, tiền điện, tiền nước,… Còn rất nhiều lợi ích khác mà văn phòng ảo mang lại cho người làm kinh doanh. Đặc biệt, công ty còn được toàn quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký nhiều giấy tờ quan trọng. Từ giấy phép kinh doanh, đăng ký website, nhãn hàng đến các phương tiện truyền thông khác.

Những ưu điểm trong cho thuê văn phòng ảo

Để xét xem doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo hay không, chúng ta cần phân tích ưu điểm và nhược điểm của loại hình kinh doanh này. Bạn sẽ cần tham khảo kỹ về loại hình văn phòng này trước khi lựa chọn. Để giúp bạn có cái nhìn rõ nhất thì sau đây là một số ưu điểm nổi bật mà Zen Office đã tổng hợp.

Các đối tượng phù hợp với văn phòng ảo

Tùy thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp, văn phòng ảo sẽ phù hợp với một số đối tượng sau:

• Doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường hoặc muốn sở hữu trụ sở ở vị trí trung tâm các thành phố lớn
• Các doanh nghiệp muốn thành lập với chi phí rẻ
• Các công ty nước ngoài muốn thăm dò và khảo sát thị trường Việt Nam
• Các doanh nghiệp muốn tìm địa điểm để xây dựng các dự án ngắn hạn

Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo

Khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo sẽ được cung cấp các thông tin như sau:

• Bên thuê được sử dụng địa chỉ có của văn phòng ảo để đăng ký thành lập doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư cùng các giấy phép khác.
• Các chi phí liên quan như điện, nước, điều hòa, đều không phát sinh trong quá trình cho thuê.
• Các tiện ích trong khu vực như trà, cafe, nước đều được cung cấp miễn phí.
• Không gian được đảm bảo chuyên nghiệp, hợp vệ sinh, đảm bảo cho các cuộc họp, công việc diễn ra suôn sẻ.
• Bên cho thuê có cung cấp những dịch vụ có sẵn như: khu vực lễ tân, đội ngũ phiên dịch, đáp ứng được nhu cầu của khách cho thuê trong những dịp đặc biệt.

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa mọi chi phí

Đây có lẽ là một trong những vấn đề mà mọi doanh nghiệp luôn quan tâm và đặt lên hàng đầu. Làm sao để tiết kiệm chi phí, giảm bớt những khoản phát sinh không cần thiết. Chính vì vậy mà loại hình cho thuê văn phòng ảo ra đời và phát triển mạnh mẽ.

Loại hình văn phòng này thường có vị trí đẹp khi nằm trong khu vực cho thuê văn phòng nhiều. Khi tìm hiểu, chủ doanh nghiệp sẽ chú tâm đến hai vấn đề lớn là chi phí và địa điểm. Vậy nên, hầu như các văn phòng ảo thường nằm tại các quận trung tâm của thành phố lớn. Những nơi như vậy sẽ mang đến độ tin tưởng và giúp thu hút nhiều khách hàng hơn. Vừa hỗ trợ kinh doanh vừa đảm bảo mức độ tăng trưởng cho thương hiệu công ty.

Xây dựng mạng lưới khách hàng mọi lúc mọi nơi

Khi thực hiện việc cho thuê văn phòng ảo, phía bên doanh nghiệp sẽ được nhận đầy đủ các thiết bị cũng như đường truyền kết nối như điện thoại, số fax, thư từ. Tất cả đều hợp pháp, chính xác và có thể sử dụng an toàn để trao đổi với khách hàng.

Văn phòng ảo giúp việc kết nối trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn

Đặc biệt, việc trao đổi như vậy còn diễn ra vô cùng nhanh chóng và linh hoạt mà không gặp cản trở về thời gian hay không gian. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ với đối tác ở mọi nơi, mọi lúc với mức chi phí rẻ.

Doanh nghiệp đạt mức lợi nhuận tối đa hoá

Đối với mỗi doanh nghiệp thì tối đa lợi nhuận là mục tiêu lớn nhất cần đạt được. Nhưng nếu thuê văn phòng thật thì sẽ gặp các vấn đề phát sinh về chi phí cao. Chính vì vậy, cho thuê văn phòng ảo sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng về một số chi phí như thiết bị văn phòng, trang trí, thuê lễ tân. Chủ công ty hoàn toàn có thể tập trung tài chính vào công việc kinh doanh để phát triển thương hiệu.

Giúp thương hiệu công ty mở rộng dễ dàng

Việc cho thuê văn phòng ảo không khó, dù là tại thành phố lớn hay nhỏ đều được. Khách hàng tiềm năng thường có nhu cầu tìm đến và làm việc với các đối tác trong cùng một khu vực. Nếu doanh nghiệp biết nắm bắt cơ hội và mở rộng quy mô hoạt động sẽ thu hút được họ.

Loại hình văn phòng trên sẽ là công cụ tốt để bạn thực hiện được điều đấy. Với mức chi phí không quá cao, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng thị trường tại mọi miền đất nước. Từ đó có thể quảng bá và xác định tệp khách hàng mình muốn hướng tới là ai.

Những thông tin trên về cho thuê văn phòng ảo mà Zen Office cung cấp đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về loại hình văn phòng mới này.