Văn phòng ảo là gì?

Trong những năm gần đây, cụm từ “văn phòng ảo là gì” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy trong bài viết này Zen Office sẽ mang đến cho mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và những kiến thức giúp ích cho nhiều công ty/doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, phòng họp, phòng phỏng vấn, máy in, máy photo,….

Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Hà Nội, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

Lợi ích của văn phòng ảo

Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :

• Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
• Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, máy photo, máy in, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
• Có đầy đủ phòng tiếp khách sang trọng, phòng họp rộng rãi, phòng phỏng vấn, thảo luận…
• Dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp: thông thạo ngoại ngữ, nhiệt tình, sẵn sàng chào đón khách đến liên hệ giao dịch; thay mặt khách hàng nhận thư từ, bưu phẩm và chuyển tiếp thông tin đến khách hàng.
• Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
• Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

Vì vậy nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình và cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn, giao dịch với khách hàng thì dịch vụ “văn phòng ảo” quả thật là một lựa chọn tuyệt vời